Q: Has any decision been made yet to outsource additional Public Works services?
A: No, absolutely not.
Q: Why is the City considering outsourcing?
A: In an ongoing effort to provide quality services at the lowest cost, the City Council and the Administration have the fiscal responsibility to examine every aspect of City finances and operations. This is in direct response to widespread resident demand for quality services and lower taxes and fees.
Q: Has the city outsourced any services in the past?
A: Yes, the city has been outsourcing certain services for years and has been very satisfied with the results, both from a financial and a quality of service point of view. The city is currently outsourcing the golf course maintenance staff, the fleet maintenance at public works, and the city’s building inspectors.
Q: How did this process begin?
A: The Council and the Administration, fulfilling their financial responsibilities, engaged a Public Works consultant to estimate savings for outsourcing the tree trimming, sanitation (trash and garbage), and city-wide landscaping functions of our Public Works Department – services that have been successfully outsourced in other communities. The consultant’s report summarized that the City could potentially save $1 million each year by outsourcing these three Public Works functions. The recommendation may be viewed at: http://www.miamisprings-fl.gov/sites/default/files/fileattachments/recom...
Q: How did the consultant arrive at the figure of $1 million in savings each year?
A: A savings of $754,725 each year from sanitation services was projected by the Public Works consultant, resulting in a $208 cost reduction each year for each of the 3,625 households that receive City sanitation services. Landscaping and tree trimming savings of approximately $245,000 each year is based on contract prices that other cities are paying for similar services and the cost reductions from the reduction in staff and benefits, maintenance of vehicles, and other operating costs of the department. Finally, there would also be a savings in Fleet Maintenance of approx. $30,000 each year since we could bring that function back in-house with one mechanic instead of the current contracted service.
Q: How will this be done?
A: The City will conduct a competitive selection process. This is the only way to determine the actual cost savings that preserve the existing high level of quality service.
Q: Will the level of the City’s Public Works services deteriorate through outsourcing?
A: No. The City’s competitive selection process will require that the level of service provided by any potential vendor has to be the same or better.
Q: What other cities have successfully experienced outsourcing?
A: The following beautiful cities currently outsource tree trimming, sanitation and landscaping, and are very satisfied with the level of service and quality of the work: Miami Beach, Aventura, Miami Lakes, Pinecrest, Surfside, Sunny Isles, North Bay Village, Homestead, Key Biscayne, South Miami, and Palmetto Bay.
Q: Will residents have to deal with an outside vendor if there is a service issue?
A: No. Miami Springs Public Works supervisors and employees will oversee the vendors to ensure that they perform their required services in accordance with their contract. Residents will still contact our Public Works Department whenever they have a service issue or suggestion.
Q: Where is this process now?
A: As of the first week of February, draft specifications for the competitive selection process have been developed, and are in the process of internal review. They have not yet been released. Once complete, they will be published for approximately 30 days.
Q: What are the next steps?
A: Upon conclusion of the competitive selection process, the Mayor and Council will make all final decisions based upon factors such as cost savings, quality of service, references and resident input. The Mayor and Council always retain the right to reject all competitive selection responses.
Q: If the services are outsourced will the Public Works department be retained?
A: Yes. The Public Works department will still remain an integral part of the city’s operation and will continue to have many important duties to perform. In addition to monitoring the services provided by the outsourcing companies, they will continue to do street and sidewalk repairs, building maintenance, stormwater, setup and clean up of city events, and so on.
City Manager
The consultant recommendation may be viewed at:
http://www.miamisprings-fl.gov/sites/default/files/fileattachments/recommendations.pdf
This fact sheet will be updated as more facts become available at www.miamisprings-fl.gov.
CONSIDERACÍÓN DE EXTERNALIZAR CIERTOS SERVICIOS DE OBRAS PÚBLICAS
Q: ¿Qué es “externalizar servicios” (outsourcing)?
A: Es el proceso de contratar a compañías privadas para que realicen ciertos trabajos en la ciudad que normalmente son hechos internamente.
Q: ¿La ciudad ya decidió externalizar ciertos servicios del Departamento de Obras Públicas?
A: No, absolutamente, no.
Q: ¿Por qué la ciudad está considerando la externalización de servicios?
A: En nuestros esfuerzos de proveerle a nuestros residentes la mayor calidad de servicios a los precios más bajos, el Concejo de la Ciudad y la Administración tienen la responsabilidad fiscal de examinar todos los aspectos de las finanzas y operaciones de la ciudad. Esta política es el resultado de las numerosas demandas hechas por los residentes de nuestra ciudad para que se mantengan los impuestos sobre sus propiedades lo más bajo posible al igual que los recargos que la ciudad impone sobre otros servicios.
Q: ¿Ha externalizado la ciudad algunos servicios en el pasado?
A: Si, la ciudad ha externalizado algunos servicios por varios años y hemos quedado muy satisfechos con los resultados financieros al igual que la calidad de servicios recibidos. Actualmente la ciudad tiene externalizado el mantenimiento del campo de golf, mantenimiento de vehículos en obras públicas, y los inspectores de la ciudad.
Q: ¿Cómo comenzó este proceso?
A: El Concejo y la Administración, cumpliendo con su responsabilidad financiera, contrató a un consultor en obras públicas para que les preparara un estudio de los posibles ahorros en externalizar los servicios de mantenimiento de árboles, mantenimiento de áreas verdes, y recogida de basura – servicios que otras comunidades han externalizado con grandes ahorros y sin perdida en la calidad de servicios. El reporte del consultor concluye que la ciudad tiene el potencial de realizar casi $1 millón de dólares en ahorros anualmente si externaliza estos tres servicios de obras públicas. El reporte lo pueden leer en la siguiente página web: http://www.miamisprings-fl.gov/sites/default/files/fileattachments/recommendations.pdf
Q: ¿Cómo concluye el Consultor que la ciudad se ahorraría $1 millón de dólares anualmente?
A: Un ahorro de $754,725 anualmente viene de la recogida de basura, esto resulta en una reducción de $208 anuales por cada una de las 3,625 residencias en nuestra ciudad que reciben servicios de recogida de basura. El mantenimiento de árboles y de áreas verdes en la ciudad resulta en un ahorro de aproximadamente $245,000 anualmente y es basado en los contratos que otras ciudades pagan por los mismos servicios, las reducciones de costos al reducir salarios y beneficios, mantenimiento de vehículos, y otros gastos operativos en dicha operación. Finalmente, también logramos un ahorro del mantenimiento de vehículos de aproximadamente $30,000 anualmente al cancelar el contrato con la compañía que ofrece estos servicios actualmente y contratar un mecánico certificado y un ayudante para reemplazar el contrato anterior.
Q: ¿Cómo sería este proceso?
A: La ciudad emplea un proceso competitivo para recibir ofertas de aquellas compañías que estén interesadas en ofrecer estos servicios. Esta es la única manera de determinar si verdaderamente hubiera ahorros reales y al mismo tiempo mantener la alta calidad de servicios que se les ofrece actualmente a nuestros residentes.
Q: ¿Si la ciudad externaliza estos servicios se notara un descenso en el nivel de la calidad de los servicios?
A: No. Durante el proceso competitivo para recibir ofertas, se impondrá un requisito a todas las compañías de que el nivel de calidad de sus servicios a la ciudad tienen que ser igual o mejor que los actuales!
Q: ¿Qué otras ciudades han implementado exitosamente la externalización de servicios?
A: Las siguientes y bellas ciudades actualmente están externalizando los servicios de mantenimiento de árboles y áreas verdes de la ciudad al igual que la recogida de basura y están muy satisfechas con la calidad de los servicios recibidos: Miami Beach, Aventura, Miami Lakes, Pinecrest, Surfside, Sunny Isles, North Bay Village, Homestead, Key Biscayne, South Miami, and Palmetto Bay.
Q: ¿Si los residentes tienen problemas con el servicio tendrán que ponerse en contacto con la compañía externa para resolverlos?
A: No. Los Supervisores y otros empleados del Departamento de Obras Públicas de Miami Springs tendrán la responsabilidad de supervisar y monitorear a estas compañías para asegurarnos que están cumpliendo con su contrato y sus compromisos referentes a la calidad de servicios. Los residentes de nuestra ciudad seguirán llamando a nuestro Departamento de Obras Públicas cuando tengan un problema, queja, o para sugerir mejoras en el programa.
Q: ¿Dónde esta el proceso en estos momentos?
A: En estos momentos, las especificaciones que se usaran para el proceso competitivo están listas y siendo revisadas internamente. Es importante reiterar que todavía no hay nada finalizado, cuando se completen estos documentos serán publicados por un periodo de 30 días.
Q: ¿Cuales son los próximos pasos?
A: Cuando concluya el proceso competitivo de obtener ofertas, el Alcalde y Concejo de la ciudad harán la decisión final basándose en factores como reducción de costos, calidad de servicios, referencias de las compañías, y las opiniones de los residentes. El Alcalde y Concejo siempre mantienen la opción de rechazar todas las ofertas recibidas durante el proceso competitivo.
Q: ¿Si los servicios se externalizan, la ciudad mantendrá abierto el Departamento de Obras Publicas?
A: Si. El Departamento de Obras Publicas seguirá siendo una parte integral de las operaciones de nuestra ciudad y mantendrá varias funciones importantes que cumplir como son: la supervisión de las compañías externas, mantenimiento de calles, aceras, y alcantarillados, mantenimiento de edificios gubernamentales, arreglos y limpiezas antes y después de eventos en la ciudad, y muchos más.
Administrador de la Ciudad
La recomendación del Consultor se puede ver en esta página web: http://www.miamisprings-fl.gov/sites/default/files/fileattachments/recommendations.pdf
Está pagina informativa sera actualizada en cuanto mas infórmacion este disponible: www.miamisprings-fl.gov
